Итоговым этапом подготовки отчетности является формирование Пакета отчетности, который включает в себя основные формы отчетности и раскрытия к ним. Обычно Пакет отчетности готовится в Excel, а затем вручную копируется в Word. Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс составления отчетности перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструмент «Пакет отчетности» в Excel, позволяющий из трансформационной таблицы автоматически собирать как основные формы отчетности, так и раскрытия:
- на двух языках: на русском и на английском;
- в валюте представления;
- учитывая особенности подготовки годовой и промежуточной отчетности;
- с представлением данных в формате, удобном для переноса в Word.
Данный инструмент уже внедрен у нескольких наших клиентов и неоднократно проходил аудит Big 4.
Каким требованиям удовлетворяет инструмент?
Требования со стороны бизнеса:
1. Готовить полный пакет отчетности ежеквартально или ежемесячно YTD (year to date).
2. Возможность автоматически подготовить основные формы отчетности и раскрытия к ним.
3. Иметь минимальную зависимость от отдельно взятого исполнителя.
Требования со стороны стандартов МСФО:
1. Подготовка основных форм отчетности и раскрытий к ним, которые целостно отражают деятельность компании (IAS 1 «Представление финансовой отчетности»).
2. Составление промежуточной финансовой отчетности согласно требованиям IAS 34 «Промежуточная финансовая отчётность».
3. Представление информации для оценки потребности компании в денежных средствах и способности их генерировать (IAS 7 «Отчет о движении денежных средств»).
4. Подготовка полного перечня раскрытий к отчетности согласно требованиям разных стандартов МСФО.
Инструмент решает следующие проблемы
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ РАСЧЕТОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ РАСКРЫТИЙ
Детализация счетов в корректировках и трансформационных таблицах ранее не позволяла формировать сложные раскрытия на основе одной трансформационной таблицы (например, по основным средствам и нематериальным активам, по движению капитала и т.п.). Приходилось делать дополнительные расчеты и копировать их результаты в Пакет отчетности.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ТРУДОЗАТРАТЫ НА ОБНОВЛЕНИЕ ПАКЕТА ОТЧЕТНОСТИ ПРИ ИЗМЕНЕНИИ ДАННЫХ В EXCEL И В WORD
При изменении каких-либо данных в расчетах, осуществляемых для формирования Пакета в Excel, приходилось вручную обновлять данные в отчетности как в Excel, так и в Word. Если таких изменений много, процесс обновления отчетности занимал значительное время.
ТРУДОЕМКОСТЬ ПРИ СВЕРКЕ РАСКРЫТИЙ С ОСНОВНЫМИ ФОРМАМИ ОТЧЕТНОСТИ
Итоги в раскрытиях и в основных формах отчетности должны совпадать. Из-за большого количества взаимосвязей и отсутствия единого источника данных было трудоемко отследить и устранить расхождения между итогами, особенно если сбор Пакета отчетности осуществляется вручную.
РУТИННОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОТЧЕТНОСТИ ДЛЯ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ В WORD
Формы отчетности и раскрытия готовились в Excel, затем переносились в Word. При копировании в Word постоянно приходилось настраивать оформление таблиц, подходящее для печати: настраивалась сортировка статей по убыванию, обновлялись заголовки, содержащие отчетные периоды, шрифты и т.п.
Упомянутые проблемы приводили к тому, что отчетность готовилась долго, оставался риск непреднамеренных ошибок и высокая зависимость от составителя отчетности.
Какую ценность получили компании от внедрения инструмента?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), Пакет отчетности дополнительно приносит следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Главным источником данных для Пакета отчетности является Модель трансформации. Детализация Плана счетов позволяет автоматически сформировать основные формы отчетности и значительную часть раскрытий.
Перечень основных форм отчетности включает:
- Отчет о финансовом положении (BS);
- Отчет о совокупном доходе (PL);
- Отчет об изменении капитала (Equity);
- Отчет о движении денежных средств (CF).
Пакет отчетности включает в себя следующие раскрытия:
(перечень неисчерпывающий и может дополняться/изменяться в зависимости от специфики каждой компании)
| Название раскрытия | Описание |
|---|---|
| Выручка | Форма по выручке в разрезе компаний Группы. |
| Форма по выручке в разрезе типов продукции / услуг. | |
| Форма по выручке в разрезе рынков сбыта. | |
| Форма по остаткам дебиторской задолженности, активам и обязательствам по договорам с покупателями. | |
| Себестоимость реализованной продукции | Форма по себестоимости реализованной продукции. |
| Административные расходы | Форма по административным расходам. |
| Расходы на реализацию | Форма по расходам на реализацию. |
| Прочие доходы | Форма по прочим доходам. |
| Прочие расходы | Форма по прочим расходам. |
| Чистые финансовые доходы / (расходы) | Форма по финансовым доходам и расходам. |
| Запасы | Форма по статьям запасов. |
| Торговая и прочая дебиторская задолженность | Форма по торговой и прочей дебиторской задолженности. |
| Движение по резерву сомнительной дебиторской задолженности. | |
| Предоплаты | Форма по предоплатам (авансы выданные). |
| Денежные средства и их эквиваленты | Форма по денежным средствам и их эквивалентам. |
| Прочие текущие активы | Форма по прочим текущим активам. |
| Торговая и прочая кредиторская задолженность | Форма по торговой и прочей кредиторской задолженности. |
| Прочие краткосрочные обязательства | Форма по прочим краткосрочным обязательствам. |
| Основные средства | Форма по движениям основных средств. |
| Форма по статьям расходов по амортизации. | |
| Доходы по налогу на прибыль | Форма по отложенному налогу в разрезе статей активов и обязательств. |
| Сверка теоретического налога на прибыль с налогом на прибыль в бухгалтерском учете. | |
| Форма по компонентам расходов по налогу на прибыль, признанных в составе прибыли или убытка. | |
| Сверка отложенных налогов, признанных в отчете о прибыли или убытке и прочем совокупном доходе. | |
| Форма по отложенному налогу, признанному в составе капитала. | |
| Кредиты и займы | Форма по кредитам и займам. |
| Форма по кредитам и займам в разрезе валют и типов процентных ставок. | |
| Сверка изменений обязательств и денежных потоков от финансовой деятельности. | |
| Капитал | Доли и количество акций у акционеров в уставном капитале. |
| Операции со связанными сторонами | Форма по остаткам Группы со связанными сторонами. |
| Формы по операциям со связанными сторонами. | |
| Политика управления финансовыми рисками и капиталом | Форма по убыткам от обесценения дебиторской задолженности и активов по договорам с покупателями. |
| Форма по максимальным размерам риска по дебиторской задолженности, займам выданным и денежным средствам (оценка кредитного риска). | |
| Форма по уровню кредитных убытков в разрезе сроков просрочки. | |
| Формы по срокам погашения финансовых обязательств (оценка риска ликвидности). | |
| Формы по валютным активам и обязательствам (оценка валютного риска). | |
| Анализ чувствительности к валютному риску. | |
| Форма по остаткам задолженностей в разрезе типов процентных ставок. | |
| Анализ чувствительности к изменению процентных ставок. | |
| Справедливая стоимость финансовых инструментов | Формы по справедливой стоимости финансовых инструментов. |
| Название раскрытия | Описание |
|---|---|
| Выручка | Форма по выручке в разрезе компаний Группы. |
| Форма по выручке в разрезе типов продукции / услуг. | |
| Форма по выручке в разрезе рынков сбыта. | |
| Форма по остаткам дебиторской задолженности, активам и обязательствам по договорам с покупателями. | |
| Себестоимость реализованной продукции | Форма по себестоимости реализованной продукции. |
| Административные расходы | Форма по административным расходам. |
| Расходы на реализацию | Форма по расходам на реализацию. |
| Прочие доходы | Форма по прочим доходам. |
| Прочие расходы | Форма по прочим расходам. |
| Чистые финансовые доходы / (расходы) | Форма по финансовым доходам и расходам. |
| Запасы | Форма по статьям запасов. |
| Торговая и прочая дебиторская задолженность | Форма по торговой и прочей дебиторской задолженности. |
| Движение по резерву сомнительной дебиторской задолженности. | |
| Предоплаты | Форма по предоплатам (авансы выданные). |
| Денежные средства и их эквиваленты | Форма по денежным средствам и их эквивалентам. |
| Прочие текущие активы | Форма по прочим текущим активам. |
| Торговая и прочая кредиторская задолженность | Форма по торговой и прочей кредиторской задолженности. |
| Прочие краткосрочные обязательства | Форма по прочим краткосрочным обязательствам. |
| Основные средства | Форма по движениям основных средств. |
| Форма по статьям расходов по амортизации. | |
| Доходы по налогу на прибыль | Форма по отложенному налогу в разрезе статей активов и обязательств. |
| Сверка теоретического налога на прибыль с налогом на прибыль в бухгалтерском учете. | |
| Форма по компонентам расходов по налогу на прибыль, признанных в составе прибыли или убытка. | |
| Сверка отложенных налогов, признанных в отчете о прибыли или убытке и прочем совокупном доходе. | |
| Форма по отложенному налогу, признанному в составе капитала. | |
| Кредиты и займы | Форма по кредитам и займам. |
| Форма по кредитам и займам в разрезе валют и типов процентных ставок. | |
| Сверка изменений обязательств и денежных потоков от финансовой деятельности. | |
| Капитал | Доли и количество акций у акционеров в уставном капитале. |
| Операции со связанными сторонами | Форма по остаткам Группы со связанными сторонами. |
| Формы по операциям со связанными сторонами. | |
| Политика управления финансовыми рисками и капиталом | Форма по убыткам от обесценения дебиторской задолженности и активов по договорам с покупателями. |
| Форма по максимальным размерам риска по дебиторской задолженности, займам выданным и денежным средствам (оценка кредитного риска). | |
| Форма по уровню кредитных убытков в разрезе сроков просрочки. | |
| Формы по срокам погашения финансовых обязательств (оценка риска ликвидности). | |
| Формы по валютным активам и обязательствам (оценка валютного риска). | |
| Анализ чувствительности к валютному риску. | |
| Форма по остаткам задолженностей в разрезе типов процентных ставок. | |
| Анализ чувствительности к изменению процентных ставок. | |
| Справедливая стоимость финансовых инструментов | Формы по справедливой стоимости финансовых инструментов. |
2. Все суммы в Пакете отчетности представлены в валюте представления. Перевод данных в валюту представления происходит непосредственно в Модели трансформации.
3. Отчетность формируется на двух языках – русском и английском. Перевод русскоязычных статей отчетности на английский задается единожды в Справочнике на основе статей из Плана счетов.
4. Данные для формирования основных форм отчетности, а также часть раскрытий, которые собираются в отдельных корректировках, переносятся в Пакет отчетности автоматически с помощью кнопок надстройки FIN.by Tools.
5. По статьям в основных формах отчетности и некоторых раскрытиях указываются номера соответствующих раскрытий для удобной навигации по отчетности. Нумерация раскрытий происходит автоматически на основании Справочника и зависит от периода, за который составляется отчетность. Необходимость различной нумерации возникает из-за того, что для годовой и промежуточной отчетностей готовится разный набор раскрытий.
6. Все таблицы Пакета отчетности содержат в заголовках отчетные периоды. В автоматизированном инструменте отсутствует необходимость постоянно следить за тем, что отчетные периоды были изменены во всех таблицах. Достаточно единожды проставить отчетную дату и замена отчетных периодов во всех формах и текстовках произойдет автоматически.
7. В Пакете отчетности настроена автоматическая система проверок, которая включает:
- сверку итогов по раскрытиям с суммами в Модели трансформации: позволяет удостовериться, что все статьи из Модели внесены в соответствующие таблицы Пакета отчетности;
- кросс-сверки между соответствующими статьями в формах отчетности и в раскрытиях: позволяют следить за сходимостью сумм внутри отчетности;
- проверки наличия соответствующих классификаций с подсказками действий, которые необходимо выполнить, чтобы устранить ошибки.
8. При возникновении расхождений в результате округления суммы в основных формах отчетности и раскрытиях можно вручную скорректировать в соответствующих ячейках с ручными правками.
9. Статьи в раскрытиях автоматически сортируются по убыванию. При этом предусмотрена возможность выбора, какую статью отчетности необходимо поставить последней. Например, прочие расходы.
10. В основных формах отчетности представлены все возможные статьи, которые относятся к тому или иному разделу. Нерелевантные для конкретного отчетного периода данные* имеют серое условное форматирование. Для удобства копирования в Word их можно скрывать под группировку с помощью специальной кнопки надстройки FIN.by Tools.
*К таким данным относятся статьи с нулевыми суммами и столбцы с сопоставимыми данными P&L, которые в промежуточной отчетности раскрывать не нужно.
11. Формат таблиц и текста настроен таким образом, чтобы было удобно копировать их в Word. При необходимости можно настроить связь между Word и Excel, чтобы данные в Word обновлялись автоматически при изменении данных в Excel.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.