Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструмент автоматизации корректировки «Реклассификация капитала» в Excel, который уже внедрен у нескольких наших клиентов и неоднократно проходил аудит Big 4.
Каким требованиям должна удовлетворять корректировка?
ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА:
1. Готовить полный пакет комбинированной отчетности ежеквартально или ежемесячно.
2. Сократить трудозатраты на подготовку отчетности.
3. Снизить зависимость от исполнителей при подготовке отчетности.
Требования стандартов МСФО:
1.Детализация остатков и оборотов по капиталу для формирования Отчета об изменениях в капитале в разрезе:
- статей капитала;
- движений капитала.
2.Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
Решены следующие проблемы ручного расчета
Говорить о наличии каких-то проблем при подготовке данной корректировки не приходится, так как корректировку реклассификации капитала как таковую компании обычно не готовили. Отчет об изменениях в капитале обычно собирался отдельно: в трансформационной таблице счета капитала классифицировались на статьи капитала без деления на движения (для подготовки отчета о финансовом положении), а далее при подготовке отчета об изменениях в капитале выделялись движения. В парадигме модели трансформации, как единого источника правды, остатки капитала сразу разбиваются на движения с выделением оборотов со связанными сторонами для подготовки раскрытия по связанным сторонам. Не возникает ситуации, что остатки в трансформационной таблице не бьют с остатками в отчете, и исполнитель экономит время при подготовке отчетности.
Какую ценность получили компании от внедрения инструмента?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), корректировка реклассификации статей P&L дополнительно приносит следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Весь требуемый функционал реализован в одном Excel-инструменте, в котором используется несколько выгрузок с детализацией до проводки.
2. Пользователю достаточно сделать выгрузки из учетной системы и указать инструменту путь к ним. С помощью Power Query выгрузки затягиваются инструментом автоматически, кликом по специальной кнопке «Обновить».
3. Детализация выгрузок до проводок позволяет выполнить более точную классификацию операций на статьи капитала, движения, статьи доходов/расходов и связанные стороны. Какие субконто использовать для классификаций, пользователь самостоятельно указывает в справочнике в зависимости от корреспонденций.
4. Все классификации прошлых периодов хранятся в справочниках Excel-инструмента, что позволяет сохранять преемственность классификаций из периода в период. Система сама визуально подсказывает пользователю о возникновении новых корреспонденций и аналитик, а также о необходимости обновить соответствующие справочники. Справочники дополняются автоматически нажатием специальной кнопки, поэтому работа пользователя с классификациями заключается только в «донаучении» новых аналитик в справочнике, если они появляются.
5. На основании субконто контрагента (если оно есть в проводке) и справочника связанных сторон из Мастер-справочника автоматически определяются операции с компаниями Группы и прочими связанными сторонами.
6. Основная бизнес-логика инструмента реализована через жестко заданные формулы Excel и недоступна к редактированию пользователем. Предусмотрены специальные поля ручного ввода, в которых пользователь может скорректировать классификации отдельных проводок. Система сигнализирует о наличии правок в местах ручного ввода. Так достигается защита от непреднамеренных изменений, прозрачность расчетов и облегчается аудируемость файлов.
7. Часто возникает ситуация, когда годовая МСФО отчетность готовится до того, как закрылась локальная отчетность и была проведена реформация баланса. Это значит, что в этот период могут проводиться еще расходы и остатки по капиталу в локальном учете на конец года не будут совпадать с остатками по капиталу, которые поступили на вход в МСФО отчетность. При переходе года начальные остатки на начало года по статьям капитала сохраняются в «Доходы | Расходы (PY)». Сохранение производится вручную путем копирования данных из инструмента на конец прошлого года, при этом нет необходимости следить за порядком и набором копируемых столбцов. Сохраненные значения сравниваются с начальными остатками в выгрузках. Далее пользователь разносит возникшие разницы на определенные счета по смыслу проведенных операций.
8. В результате расчета формируются следующие корректировки:
- Классификация капитала на статьи капитала и движения;
- Классификация «ошибок прошлых лет» на счете 84, которые бухгалтерия проводит в капитале, на статьи доходов расходов;
- Разбор операций, проведенных в локальном учете в период между подготовкой МСФО отчетности и реформацией баланса в локальном учете;
- Выделение операций со связанными сторонами.
9. Если какая-то специфическая бизнес-логика не автоматизирована в инструменте и это одноразовый случай, всегда можно провести ручную проводку, указав счета по дебету, кредиту и сумму проводки на листе «Ручные проводки». Не придется тратить дополнительные бюджеты на доработку такой логики.
10. Перенос данных в Модель трансформации осуществляется автоматически посредством технического листа «AJE»: пользователю достаточно при открытии модели обновить связи на внешние файлы, используя обычный функционал Excel.
Теперь для достижения результата пользователю достаточно указать пути к сформированным выгрузкам, обновить исходные данные и справочники нажатием кнопки, «донаучить» справочники, проанализировать полученный результат и внести ручные правки при необходимости.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.