Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструмент автоматизации корректировки «Расходы будущих периодов» в Excel, который уже внедрен у нескольких наших клиентов и неоднократно проходил аудит Big 4.
Каким требованиям должна удовлетворять корректировка?
ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА:
1. Готовить полный пакет комбинированной отчетности ежеквартально или ежемесячно.
2. Сократить трудозатраты на подготовку отчетности.
3. Снизить зависимость от исполнителей при подготовке отчетности.
Требования стандартов МСФО:
1. Отражение расходов по принципу начисления, т.е. в периоде, когда они были понесены (согласно Концептуальным основам МСФО). Т.е. предоплаты, которые зависли в остатках в локальном учете, но в реальности уже использованы, должны быть списаны на расходы за период.
2. Реклассификация предоплат на прочие статьи отчета о финансовом положении, которыми они являются по экономическому смыслу (например, нематериальные активы, обязательства по лизингу и прочее).
3. Детализация расходов как по функции, так и по характеру операций для формирования отчета о прибылях и убытках и раскрытий к нему. (IAS 1 «Представление финансовой отчетности»).
Какую ценность получили компании от внедрения инструмента?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), корректировка реклассификации статей P&L дополнительно приносит следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Весь требуемый функционал реализован в одном Excel-инструменте, в котором используется несколько выгрузок с детализацией до аналитики РПБ.
2. Пользователю достаточно сделать выгрузки из учетной системы и указать инструменту путь к ним. С помощью Power Query выгрузки затягиваются инструментом автоматически, кликом по специальной кнопке «Обновить».
3. Классификация РБП производится посредством справочников в несколько уровней следующим образом:
| Исключить | ||
| Включить | Оставить на балансе РБП | |
| Включить | Списать на расходы | Классификация РБП по функции и характеру затрат |
| Включить | Рекласс в НМА | |
| Включить | Рекласс в лизинг |
4. В данном инструменте исключается счет, который используется для отражения расходов по будущим отпускам. Корректировка по этому счету производится в соответствующей корректировке по начислению резерва по неиспользованным отпускам.
5. Все классификации прошлых периодов хранятся в справочниках Excel-инструмента, что позволяет сохранять преемственность классификаций из периода в период. Система сама визуально подсказывает пользователю о возникновении новых корреспонденций и аналитик, а также о необходимости обновить соответствующие справочники. Справочники дополняются автоматически нажатием специальной кнопки, поэтому работа пользователя с классификациями заключается только в «донаучении» новых аналитик в справочнике, если они появляются.
6. Основная бизнес-логика инструмента реализована через жестко заданные формулы Excel и недоступна к редактированию пользователем. Предусмотрены специальные поля ручного ввода, в которых пользователь может скорректировать классификации отдельных РБП. Система сигнализирует о наличии правок в местах ручного ввода. Так достигается защита от непреднамеренных изменений, прозрачность расчетов и облегчается аудируемость файлов.
7. Т.к. расчет производится от остатков на отчетную дату, для того чтобы определить сумму списания за отчетный период, при переходе года суммы списаний с РБП накопленным итогом сохраняются в реестр IN. Сумма за отчетный период рассчитается как разница между накопленной суммой списаний на отчетную дату и суммой списаний на конец прошлого года. Сохранение производится вручную путем копирования данных из реестра OUT инструмента на конец прошлого года, при этом нет необходимости следить за порядком и набором копируемых столбцов.
8. Если какая-то специфическая бизнес-логика не автоматизирована в инструменте и это одноразовый случай, всегда можно провести ручную проводку, указав счета по дебету, кредиту и сумму проводки на листе «Ручные проводки». Не придется тратить дополнительные бюджеты на доработку такой логики.
9. Перенос данных в Модель трансформации осуществляется автоматически посредством технического листа «AJE»: пользователю достаточно при открытии модели обновить связи на внешние файлы, используя обычный функционал Excel.
Теперь для достижения результата пользователю достаточно указать пути к сформированным выгрузкам, обновить исходные данные и справочники нажатием кнопки, «донаучить» справочники, проанализировать полученный результат и внести ручные правки при необходимости.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.