Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструменты «Мастер-справочник» и «Модель трансформации», позволяющие:
✓ непосредственно из трансформационной таблицы автоматически собирать как основные формы отчетности, так и раскрытия к ним;
✓ иметь единый центр управления Планом счетов;
✓ единообразно классифицировать операции в разных корректировках;
✓ автоматически сводить все корректировки в единую трансформационную таблицу;
✓ автоматически рассчитывать корректировку по отложенному налогу;
✓ автоматически формировать ОДДС косвенным методом;
✓ отслеживать статус готовности всех корректировок и других сопутствующих расчетов.
Данные инструменты уже внедрены у нескольких наших клиентов и неоднократно проходили аудит Big 4.
Каким требованиям должны удовлетворять инструменты?
ТРЕБОВАНИЯ СО СТОРОНЫ БИЗНЕСА:
1. Готовить полный пакет отчетности ежеквартально или ежемесячно.
2. Возможность подготовить основные формы отчетности и раскрытия к ним.
3. Прозрачность представления расчетов при составлении отчетности по МСФО.
4. Возможность управлять процессом подготовки отчетности.
5. Иметь минимальную зависимость от отдельно взятого исполнителя
ТРЕБОВАНИЯ СО СТОРОНЫ СТАНДАРТОВ МСФО:
1. Детализация статей и подстатей для подготовки отчетности, которая целостно отражает деятельность компании (IAS 1 «Представление финансовой отчетности»).
2. Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
3. Перевод отчетности в валюту представления в соответствии с IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов».
4. Признание отложенных налогов в соответствии с IAS 12 «Налог на прибыль».
5. Представить информацию для оценки потребности компании в денежных средствах и способности их генерировать (IAS 7 «Отчет о движении денежных средств»).
Решены следующие проблемы ручного расчета
ДОЛГИЙ РУЧНОЙ ПЕРЕНОС РАСЧЕТОВ В ТРАНСФОРМАЦИОННУЮ ТАБЛИЦУ
При формировании отчетности по МСФО приходилось вручную переносить в трансформационную таблицу все входящие корректировки и корректировки текущего периода из разных файлов. Это отнимало много времени и оставалась вероятность непреднамеренных ошибок в следствии операционного риска со стороны персонала.
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ РАСЧЕТОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ РАСКРЫТИЙ
Детализация в корректировках и трансформационных таблицах ранее не позволяла формировать сложные раскрытия (например, по основным средствам и нематериальным активам, по движению капитала и т.п.), приходилось делать дополнительные расчеты, используя те же исходные данные, но с более глубокой детализацией.
ТРУДОЕМКОСТЬ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ И СВЕРКЕ РАСКРЫТИЙ С ОСНОВНЫМИ ФОРМАМИ ОТЧЕТНОСТИ
Из-за того, что некоторые раскрытия готовились на основе других исходных данных нежели основные формы отчетности, могли возникать расхождения в итогах. Их трудоемко было исправить за счет отсутствия детализации, необходимой для выявления причины расхождения.
СЛОЖНОСТЬ И ТРУДОЕМКОСТЬ АНАЛИЗА ПОСЛЕ СВЕДЕНИЯ ВСЕХ КОРРЕКТИРОВОК
Корректировки из отдельных расчетов переносились в трансформационную таблицу значениями или прямыми ссылками, при этом могло отсутствовать точное соответствие статей в отдельных расчетах и в трансформационной таблице. Это затрудняло прослеживание логики расчетов и выяснение источников возникновения сумм корректировок.
СЛОЖНОСТЬ В ПОНИМАНИИ РАСЧЕТОВ БЕЗ ПОМОЩИ ИСПОЛНИТЕЛЯ
Каждый сотрудник выполнял расчеты по-своему, при этом в процессе закрытия отчетности могла возникать необходимость дорабатывать эти расчеты на скорую руку, вносить ручные правки. Это могло приводить к тому, что расчеты становились не структурированными и в них было сложно разобраться.
СЛОЖНОСТЬ В ПЕРЕДАЧЕ РАСЧЕТОВ ОТ ОДНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ ДРУГОМУ
За счет того, что расчеты были не структурированными и отсутствовали инструкции к ним, было сложно и трудозатратно передать расчеты другому исполнителю.
Упомянутые проблемы приводили к тому, что отчетность готовилась долго, оставался риск непреднамеренных ошибок и высокая зависимость от составителя отчетности.
Какую ценность получили компании от внедрения инструментов?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), Модель трансформации и Мастер-справочник дополнительно приносят следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Отчетность по МСФО формируется методом трансформации. Для этого собираются данные локального учета (Local), корректировки прошлых периодов (ORA) и корректировки текущего периода (RJE+AJE) в разрезе счетов. Детализация счетов позволяет собрать основные формы отчетности и практически все раскрытия к ним.
2. Все счета системы задаются в плане счетов в отдельном инструменте Мастер-справочник.
Мастер-справочник содержит следующий набор аналитик и их кодировку:
| Аналитики | Общая практика |
 |
|---|---|---|
| Технические | ||
| Монетарность | ✔ | ✔ |
| Страна учета (страна нахождения компании для разграничения одних и тех же счетов с разными смыслами в компаниях Группы) |
✖ | ✔ |
| Аналитика ОСД* (дополнительная аналитика к статьям ОСД для автоматического формирования поправок на неденежные движения в ОДДС*) |
✖ | ✔ |
| Код парной статьи для сворачивания (отметки по статьям ОСД, которые необходимо свернуть в отчетности в одну статью: либо на доходы, либо на расходы в зависимости от результата) |
✖ | ✔ |
| Классификация на доходы/расходы (разграничение доходов и расходов для удобства управления счетами) |
✖ | ✔ |
| Группа движений (разграничение движений по долгосрочным активам, капиталу и пр. для удобства управления счетами) |
✖ | ✔ |
| Метка обнуляемого счета (необходима для контроля счетов, по которым в МСФО должно быть 0) |
✖ | ✔ |
| Смысловые (обязательные) | ||
| Элемент отчетности (активы / обязательства / капитал) | ✔ | ✔ |
| Категория срочности (долгосрочные / краткосрочные) | ✔ | ✔ |
| Статья ОФП* | ✔ | ✔ |
| Статья ОСД* | ✔ | ✔ |
| Подстатья ОФП* | ✖ | ✔ |
| Подстатья ОСД* | ✔ | ✔ |
| Признак Intercompany | ✔ | ✔ |
| Виды движений (например, в рамках группы движения «ОС и НМА»: начальный остаток, поступления, выбытия, начисление амортизации и пр.) |
✖ | ✔ |
| Опциональные | ||
| Сегменты/разбивка по ЦФО* | ✖ | ✔ |
| География продаж | ✖ | ✔ |
| Валюта (для раскрытия по валютному риску) | ✔ | ✔ |
| Группа связанных сторон (акционеры / предприятия под общим контролем / ключевой управленческий персонал / компании Группы) |
✖ | ✔ |
| Аналитика амортизируемых активов (первоначальная стоимость / накопленная амортизация) |
✔ | ✔ |
| Аналитика обесцениваемых активов (необесцененная стоимость / резерв под обесценение) |
✔ | ✔ |
| Аналитика займов (основной долг / проценты) |
✖ | ✔ |
| *ОФП – Отчет о финансовом положении *ОСД – Отчет о совокупном доходе *ОДДС – Отчет о движении денежных средств *ЦФО – Центры финансовой ответственности |
||
| Аналитики | Общая практика |
|
|---|---|---|
| Технические | ||
| Монетарность | ✔ | ✔ |
| Страна учета (страна нахождения компании для разграничения одних и тех же счетов с разными смыслами в компаниях Группы) |
✖ | ✔ |
| Аналитика ОСД* (дополнительная аналитика к статьям ОСД для автоматического формирования поправок на неденежные движения в ОДДС*) |
✖ | ✔ |
| Код парной статьи для сворачивания (отметки по статьям ОСД, которые необходимо свернуть в отчетности в одну статью: либо на доходы, либо на расходы в зависимости от результата) |
✖ | ✔ |
| Классификация на доходы/расходы (разграничение доходов и расходов для удобства управления счетами) |
✖ | ✔ |
| Группа движений (разграничение движений по долгосрочным активам, капиталу и пр. для удобства управления счетами) |
✖ | ✔ |
| Метка обнуляемого счета (необходима для контроля счетов, по которым в МСФО должно быть 0) |
✖ | ✔ |
| Смысловые (обязательные) | ||
| Элемент отчетности (активы / обязательства / капитал) | ✔ | ✔ |
| Категория срочности (долгосрочные / краткосрочные) | ✔ | ✔ |
| Статья ОФП* | ✔ | ✔ |
| Статья ОСД* | ✔ | ✔ |
| Подстатья ОФП* | ✖ | ✔ |
| Подстатья ОСД* | ✔ | ✔ |
| Признак Intercompany | ✔ | ✔ |
| Виды движений (например, в рамках группы движения «ОС и НМА»: начальный остаток, поступления, выбытия, начисление амортизации и пр.) |
✖ | ✔ |
| Опциональные | ||
| Сегменты/разбивка по ЦФО* | ✖ | ✔ |
| География продаж | ✖ | ✔ |
| Валюта (для раскрытия по валютному риску) | ✔ | ✔ |
| Группа связанных сторон (акционеры / предприятия под общим контролем / ключевой управленческий персонал / компании Группы) |
✖ | ✔ |
| Аналитика амортизируемых активов (первоначальная стоимость / накопленная амортизация) |
✔ | ✔ |
| Аналитика обесцениваемых активов (необесцененная стоимость / резерв под обесценение) |
✔ | ✔ |
| Аналитика займов (основной долг / проценты) |
✖ | ✔ |
| *ОФП – Отчет о финансовом положении *ОСД – Отчет о совокупном доходе *ОДДС – Отчет о движении денежных средств *ЦФО – Центры финансовой ответственности |
||
Новый счет добавляется с помощью кнопки «Добавить счет в План счетов» надстройки FIN.by Tools. Это можно сделать на основе уже существующего счета или с нуля.
Мастер-справочник является основой для трансформационной таблицы и расчета всех корректировок.
3. Для получения локальных данных в Модель трансформации загружается оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) из учетной системы компании (1С, SAP и т.д.) с детализацией до счета самого нижнего уровня. Пользователю достаточно сделать выгрузки из системы и указать путь к ним в инструменте. С помощью Power Query* выгрузки затягиваются автоматически кликом по специальной кнопке «Обновить».
* функционал Microsoft Excel для загрузки и преобразования данных
Система сама визуально подсказывает пользователю о возникновении новых счетов из ОСВ, а также о необходимости «донаучить» соответствующие справочники.
4. Справочник счетов Local дополняется новыми счетами автоматически при загрузке ОСВ. Справочник предназначен для разворачивания локальных остатков по активно-пассивным счетам на соответствующие статьи отчетности. Классификации проставляются только для новых счетов. Ранее проставленные классификации сохраняются при обновлении.
5. Трансформационная таблица текущего года объединяет в себе следующие данные в разрезе Плана счетов:
- локальные остатки по счетам из ОСВ (STAT);
- все корректировки прошлых лет (ORA);
- все корректировки текущего года (RJE/AJE).
Корректировки текущего года импортируются из отдельных расчетных инструментов автоматически. Для обновления данных по корректировкам достаточно обновить связи на внешние файлы при открытии Модели трансформации.
6. При переходе в новый отчетный год корректировки прошлых лет переносятся из модели трансформации прошлого года на лист Transformation PY с помощью кнопки «Перенести ORA» надстройки FIN.by Tools. Transformation PY - это копия Transformation CY прошлого года. На основании этого листа формируются входящие корректировки (ORA).
7. В инструменте отдельной корректировкой автоматически сворачиваются в одну статью доходы и расходы, которые в отчетности необходимо представить свернуто (например, доходы и расходы по курсовым разницам представляются либо как доходы, либо как расходы в зависимости от знака итоговой суммы). Счета, которые необходимо сворачивать, задаются в Плане счетов с помощью «Кода парной статьи для сворачивания».
8. Трансформационная таблица формируется в валюте локального учета. Затем итоговые суммы МСФО автоматически переводятся в валюту представления.
Методология пересчета максимально близка к требованиям IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов»:
- начальные остатки переводятся по курсу на начало года;
- движения активов и обязательств переводятся по среднему курсу за отчетный период (year-to-date);
- доходы и расходы переводятся:
- по курсу на дату проводки – локальные движения;
- по среднему курсу за отчетный период (year-to-date) – доходы и расходы, которые возникли в результате МСФО корректировок;
- конечные остатки по активам и обязательствам переводятся по курсу на отчетную дату;
- уставный капитал пересчитывается по историческому курсу на дату возникновения.
Разницы, возникающие за счет перевода в валюту представления, относятся на отдельный вид движения «Эффект пересчета в валюту представления» в рамках каждого счета, в котором есть движения. Общий эффект от пересчета в валюту представления относится на отдельный счет капитала «Резерв по пересчету в валюту представления».
Курсы для перевода в валюту представления определяются для каждого отчетного периода автоматически с помощью надстройки FIN.by Tools (>> узнать подробнее).
9. Для добавления новых корректировок в надстройке FIN.by Tools предусмотрена кнопка «Добавить корректировку». Достаточно указать наименование корректировки, её тип и файл с расчетом. Корректировка будет автоматически добавлена во все необходимые места, соблюдая одинаковый порядок корректировок на всех листах.
9. Для добавления новых корректировок в надстройке FIN.by Tools предусмотрена кнопка «Добавить корректировку». Достаточно указать наименование корректировки, её тип и файл с расчетом. Корректировка будет автоматически добавлена во все необходимые места, соблюдая одинаковый порядок корректировок на всех листах.
10. Для удобства анализа результатов подготовки отчетности по МСФО в Модели трансформации собираются 4 основные формы отчетности с сопоставимыми периодами:
- Отчет о финансовом положении (BS);
- Отчет о совокупном доходе (PL);
- Отчет об изменении капитала (Equity);
- Отчет о движении денежных средств (CF).
Отчеты формируются в функциональной валюте и в валюте представления.
В инструменте автоматически формируется отчет о движении денежных средств косвенным методом. Расчет выполнен на основе трансформационной таблицы, классификаций из Мастер-справочника и поправок на неденежные движения. Поправки на неденежные движения рассчитываются автоматически за счет глубокой детализации Плана счетов. Также предусмотрена возможность вносить поправки на неденежные движения вручную.
11. В инструменте рассчитывается корректировка начисления отложенного налога, а также раскрытия:
- по отложенным налоговым активам/обязательствам в разрезе статей баланса, за счет которых возник отложенный налог;
- по взаимосвязи между расходом (доходом) по налогу на прибыль и бухгалтерской прибылью (сверка теоретического налога на прибыль с фактическим).
12. Инструмент позволяет управлять процессом подготовки отчетности и контролировать выполнение расчетов. Это полезно, если отчетность готовится несколькими сотрудниками. В данном инструменте можно узнать:
- Статус выполнения корректировок.
- Порядок выполнения корректировок.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.