Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструмент автоматизации корректировки «Реклассификация статей отчета о прибылях и убытках» в Excel, который уже внедрен у нескольких наших клиентов и неоднократно проходил аудит Big 4.
Каким требованиям должна удовлетворять корректировка?
ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА:
1. Готовить полный пакет комбинированной отчетности ежеквартально или ежемесячно.
Требования стандартов МСФО:
1. Глубокая детализация доходов и расходов для формирования как основного отчета о прибылях и убытках, так и раскрытий к нему:
• детализация выручки по типам продукции и географии продаж;
• детализация себестоимости продаж по характеру затрат;
• детализация прочих доходов и расходов как по функции, так и по характеру операций.
(IAS 1 «Представление финансовой отчетности»).
2. Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
3. Перевод в валюту представления по курсу на дату проводки (IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов»).
Решены следующие проблемы ручного расчета
Упрощали методологию расчетов из-за большого массива данных
Чтобы удовлетворять требованиям стандартов МСФО (IFRS), компании выполняли несколько расчетов в Excel, т.к. P&L представляет достаточно большой массив данных и подобрать один тип выгрузок для того, чтобы покрыть все потребности, не утонув при этом в большом массиве данных и технической сложности расчетов, достаточно сложно.
Клиентам приходилось идти на такие меры, как упрощение методологии и агрегирование расчетов, различные допущения. Например, для перевода в валюту представления операций P&L использовались средние курсы за отчетный период.
СЛОЖНО БЫЛО АНАЛИЗИРОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТ
Сложно было анализировать экономический результат корректировки, потому что:
- в разных корректировках одни и те же смыслы могли классифицироваться по-разному;
- данные не были структурированы: отсутствовал единый механизм управления классификациями;
- часть расчетов могла быть сохранена значениями, что затрудняло прослеживание логики расчетов;
- не всегда подписывались введенные вручную данные, терялся их экономический смысл.
ДОЛГО ГОТОВИЛИ ОТЧЕТНОСТЬ
Подготовка данной корректировки происходила долго, так как требовала много ручных действий, таких как преобразование исходных данных, классификация оборотов и перенос классификаций прошлого периода и прочее.
Это принципиально не соответствовало требованиям бизнеса готовить отчетность часто и в сжатые сроки.Все эти проблемы приводили к тому, что исполнители не способны были быстро реагировать на постоянные изменения в локальном учете, МСФО-отчетность готовилась дольше, чем желали пользователи, и оставалось ощущение наличия неточностей, существовала высокая зависимость от составителя отчетности.
Какую ценность получили компании от внедрения инструмента?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), корректировка реклассификации статей P&L дополнительно приносит следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Весь требуемый функционал реализован в одном Excel-инструменте, в котором используется несколько выгрузок с детализацией до проводки (в данном случае - 14 выгрузок из 1С).
2. Пользователю достаточно сделать выгрузки из учетной системы и указать инструменту путь к ним. С помощью Power Query выгрузки затягиваются инструментом автоматически, кликом по специальной кнопке «Обновить».
3. Детализация выгрузок до проводок позволяет выполнить классификацию операций в нескольких разрезах, требуемых для раскрытий к ОПУ по МСФО (IFRS). Классификация по функциям операций определяется на основании локального счета ОПУ. Классификация по характеру операций, типам продукции и регионам продаж основана на различных субконто. Какие субконто использовать для классификаций, пользователь самостоятельно указывает в справочнике в зависимости от корреспонденций.
4. Все классификации прошлых периодов хранятся в справочниках Excel-инструмента, что позволяет сохранять преемственность классификаций из периода в период. Система сама визуально подсказывает пользователю о возникновении новых корреспонденций и аналитик, а также о необходимости обновить соответствующие справочники. Справочники дополняются автоматически нажатием специальной кнопки, поэтому работа пользователя с классификациями заключается только в «донаучении» новых аналитик в справочнике, если они появляются.
5. Легко достигается единообразие классификации расходов будущих периодов при списании их в P&L в локальном и МСФО учете. Это реализовано посредством переноса с помощью Power Query в данную корректировку справочника классификаций РБП из соответствующих корректировок.
6. На основании субконто контрагента (если оно есть в проводке) и справочника связанных сторон из Мастер-справочника автоматически определяются операции с компаниями Группы и прочими связанными сторонами.
7. Основная бизнес-логика инструмента реализована через жестко заданные формулы Excel и недоступна к редактированию пользователем. Предусмотрены специальные поля ручного ввода, в которых пользователь может скорректировать классификации отдельных проводок на функции и характер операций, связанные стороны и прочее. Система сигнализирует о наличии правок в местах ручного ввода. Так достигается защита от непреднамеренных изменений, прозрачность расчетов и облегчается аудируемость файлов.
8. Разные виды деятельности компании могут облагаться по разным ставкам НДС. Поэтому, чтобы «очистить» статьи выручки и прочих доходов от НДС, ставки определяются автоматически на основании субконто ставки НДС в выгрузках.
9. Перевод в валюту представления локальных операций P&L осуществляется по курсу на дату проводки. Курсы для перевода в валюту представления определяются для каждой даты автоматически с помощью надстройки FIN.by Tools.
10. Если по смыслу аналитик в проводках нельзя определить необходимые классификации, то к итоговым суммам по этим проводкам автоматически применяются проценты распределения, например:
- В аналитике проводок по отражению себестоимости проданной продукции не содержатся статьи затрат, что не позволяет классифицировать локальную себестоимость по статьям раскрытий. В связи с этим себестоимость распределяется по тому же соотношению, как распределяются статьи затрат на счетах незавершенного производства.
11. Для удобства анализа формируется итоговая таблица по всем статьям МСФО и связанным сторонам в разрезе локальных счетов. Суммы представлены в функциональной валюте и в валюте представления по курсам на даты проводок.
12. Перенос данных в Модель трансформации осуществляется автоматически посредством технического листа «AJE»: пользователю достаточно при открытии модели обновить связи на внешние файлы, используя обычный функционал Excel.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.