Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструмент автоматизации корректировки «Учет объектов аренды согласно IFRS 16 у арендатора» в Excel, который уже внедрен у нескольких наших клиентов и неоднократно проходил аудит BIG4.
Каким требованиям должна удовлетворять корректировка?
ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА:
1. Внедрение «модели права пользования» согласно требованиям IFRS 16 «Аренда» для учета договоров аренды.
2. Учет договоров аренды в динамике с сохранением истории изменений по дополнительным соглашениям на протяжении всего срока действия договора.
3. Интерфейс, удобный для внесения исходных данных по договорам и модификациям.
4. Минимальные затраты времени на обработку данных и поддержание разработанного инструмента.
5. Прозрачность представления результатов расчетов по IFRS 16.
Требования стандартов МСФО:
1. Признание арендаторами активов и обязательств по релевантным договорам аренды (IFRS 16 «Аренда»).
2. Отражение в ОПУ амортизации, расходов по процентам, курсовых разниц за период по договорам аренды (IFRS 16 «Аренда»).
3. Переоценка признанных активов и обязательств, а также отражение доходов / расходов от модификаций в связи с изменениями договорных условий на протяжении срока действия договоров (IFRS 16 «Аренда»).
4. Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
5. Формирование раскрытий по договорам аренды и перевод сумм раскрытий в валюту представления отчетности (IFRS 16 «Аренда», IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов»).
Решены следующие проблемы ручного расчета
Сталкивались со сложностями при формировании универсальных пересчетов по договорам аренды
Для признания суммы обязательств по аренде графики платежей для договоров компании формировали вручную, расчетная логика не была гибкой и требовала корректировку под каждый конкретный случай.
Над построением расчетов работало более одного сотрудника: подход к представлению исходных данных и результатов расчетов, а иногда и методология расчета отличались.
При наличии более 20 договоров аренды в портфеле или большого количества дополнительных соглашений к ним за отчетный период графики платежей не строили, а использовали для всех договоров обобщенную схему пересчета, в том числе для договоров с несколькими дополнительными соглашениями. Это приводило к ряду неточностей в расчете.
Были проблемы с правильным представлением эффекта модификаций. Отражение новых условий договора искажало расчет, построенный по условиям первоначального признания договора или предыдущим модификациям договора.
Возникали сложности корректного перехода из одного отчетного периода в следующий.
Упрощали методологию расчета модификаций по договорам
Уменьшение сферы применения договора не было заложено в логику расчета, не отражали влияние на статьи PL при учете таких модификаций.
Результат модификации не анализировался на наличие отдельного договора аренды: не учитывали увеличение возмещения за аренду, соизмеримое с ценой отдельного договора на увеличенный объем (п. 44 IFRS 16).
Процентные ставки для дисконтирования платежей иногда не пересматривались при отражении модификации договора или определялись неверно.
Сталкивались с проблемой сопровождения разработанных расчетов
Только разработчик расчета мог верно расшифровать все значения на листе и построить логику учета дополнительных соглашений к договору.
Было неудобно отслеживать, по каким договорам требуется проведение индексации или в каких необходимо учесть особые условия оплаты (авансы, скидки, платежи реже раза в месяц).
Очень долго агрегировали данные по всем договорам аренды
При большом объеме договоров агрегирование данных в свод из каждого графика занимало много времени, поскольку расположение и структура графиков могли отличаться, а при изменении отдельного графика требовалась корректировка итоговых расчетов.
Сталкивались со сложностями при формировании универсальных пересчетов по договорам аренды
Для признания суммы обязательств по аренде графики платежей для договоров компании формировали вручную, расчетная логика не была гибкой и требовала корректировку под каждый конкретный случай.
Над построением расчетов работало более одного сотрудника: подход к представлению исходных данных и результатов расчетов, а иногда и методология расчета отличались.
При наличии более 20 договоров аренды в портфеле или большого количества дополнительных соглашений к ним за отчетный период графики платежей не строили, а использовали для всех договоров обобщенную схему пересчета, в том числе для договоров с несколькими дополнительными соглашениями. Это приводило к ряду неточностей в расчете.
Были проблемы с правильным представлением эффекта модификаций. Отражение новых условий договора искажало расчет, построенный по условиям первоначального признания договора или предыдущим модификациям договора.
Возникали сложности корректного перехода из одного отчетного периода в следующий.
Упрощали методологию расчета модификаций по договорам
Уменьшение сферы применения договора не было заложено в логику расчета, не отражали влияние на статьи PL при учете таких модификаций.
Результат модификации не анализировался на наличие отдельного договора аренды: не учитывали увеличение возмещения за аренду, соизмеримое с ценой отдельного договора на увеличенный объем (п. 44 IFRS 16).
Процентные ставки для дисконтирования платежей иногда не пересматривались при отражении модификации договора или определялись неверно.
Сталкивались с проблемой сопровождения разработанных расчетов
Только разработчик расчета мог верно расшифровать все значения на листе и построить логику учета дополнительных соглашений к договору.
Было неудобно отслеживать, по каким договорам требуется проведение индексации или в каких необходимо учесть особые условия оплаты (авансы, скидки, платежи реже раза в месяц).
Очень долго агрегировали данные по всем договорам аренды
При большом объеме договоров агрегирование данных в свод из каждого графика занимало много времени, поскольку расположение и структура графиков могли отличаться, а при изменении отдельного графика требовалась корректировка итоговых расчетов.
Эти проблемы приводили к тому, что расчеты по новым договорам и дополнительным соглашениям согласно IFRS 16 занимали очень много времени и задерживали срок подготовки отчетности по МСФО, сложно было отследить особенности учета платежей по ряду договоров, а в результатах оставались существенные неточности.
Какую ценность получили компании от внедрения инструмента?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), корректировка аренды по IFRS 16 дополнительно приносит следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Архитектура инструмента позволяет обрабатывать расчеты для любого количества договоров. При большом объеме договоров аренды весь портфель делится на группы (например, по географическому признаку), которые пересчитываются в отдельных книгах Excel, сводный файл агрегирует результаты расчетов при помощи технологии Power Query.
• классифицируются по экономическому смыслу посредством справочников (mapping),
• могут использоваться для построения графиков платежей согласно МСФО,
• а также производится списание расходов по аренде, отраженных по МСФО.
3. При использовании данных национального учета пользователю достаточно сделать выгрузки из системы и указать путь к ним в инструменте. С помощью технологии Power Query выгрузки затягиваются инструментом автоматически кликом по специальной кнопке «Обновить».
4. Если организация имеет базу, где хранятся данные по договорам, необходимые для формирования графиков платежей, ручное заполнение реестра договоров исключается из работы с инструментом, т.к. необходимая информация автоматически подтягивается в нужном формате при помощи Power Query.
5. Рыночные ставки кредитно-депозитного рынка для дисконтирования арендных платежей автоматически подтягиваются при помощи Power Query с официального сайта центрального банка страны (НБРБ, Центробанк России, др.). Есть возможность внесения ручных правок по ставкам для каждого месяца (при необходимости их корректировки).
6. Реестр договоров содержит данные первоначальных условий договоров, а также результат пересчета активов и обязательств в разрезе движений (платежи, начисление процентов, начисление амортизации и т.д.).
7. На уровне реестра автоматически срабатывает проверка для договоров, которые не соответствуют критериям признания по IFRS 16: краткосрочные или с низкой стоимостью базового актива. При этом предусмотрена ручная правка для включения таких договоров в пересчет по IFRS 16.
8. Срок аренды релевантных для IFRS 16 договоров определяется на основании методологии учета опционов на продление и досрочное прекращение договоров, которые, например, задаются через ограничения сроков отдельных групп договоров и горизонт планирования деятельности компании. При этом пользователь оставляет за собой право пересматривать сроки договоров аренды в соответствии с п. 20 IFRS 16 на основании изменения планов по развитию бизнеса.
9. Каждый договор располагается на отдельном листе Excel. Перечень основных автоматических расчетов на листе:
• расчет активов и обязательств по аренде и их представление в виде движений;
• выделение краткосрочной части обязательства по аренде;
• распределение платежей по аренде между основным долгом и процентами;
• расчет расходов по процентам, амортизации и курсовых разниц за период;
• расчет доходов и расходов от модификаций;
• расчет оттока денежных средств в разрезе сроков погашения.
9. Каждый договор располагается на отдельном листе Excel. Перечень основных автоматических расчетов на листе:
• расчет активов и обязательств по аренде и их представление в виде движений;
• выделение краткосрочной части обязательства по аренде;
• распределение платежей по аренде между основным долгом и процентами;
• расчет расходов по процентам, амортизации и курсовых разниц за период;
• расчет доходов и расходов от модификаций;
• расчет оттока денежных средств в разрезе сроков погашения.
10. Если заключается новый договор аренды, который не содержит особых условий платежей, пользователю достаточно скопировать шаблон, переименовать лист и выбрать «ID договора» (идентифицирующее название) в выпадающем списке на листе. График платежей и все необходимые пересчеты автоматически сформируются на основании данных реестра.
11. Бизнес-логика расчета графиков для дисконтирования арендных платежей реализована через жестко заданные формулы Excel и недоступна к редактированию пользователем. При этом графики предполагают ручные правки платежей для отражения особых условий оплат в отдельно выделенных столбцах для ручных правок (например, авансов, скидок, платежей реже одного раза в месяц). Система сигнализирует о наличии правок в местах ручного ввода. Так достигается защита от непреднамеренных изменений, прозрачность расчетов и облегчается аудируемость файлов.
12. При подписании дополнительного соглашения к договору пользователь заполняет блок для модификации на листе с пересчетом, в котором необходимо указать только изменившиеся условия аренды. Все остальные показатели, участвующие в расчете, подтягиваются из предыдущего графика автоматически. Количество модификаций для договора не ограничено, для отражения новых дополнительных соглашений шаблон для модификации копируется на листе необходимое количество раз.
13. В инструмент заложена расчетная логика для отражения всех основных модификаций договоров аренды, которые влекут за собой пересчет активов и обязательств:
• досрочное прекращение договора аренды;
• увеличение срока аренды;
• уменьшение срока аренды;
• увеличение арендной ставки;
• соизмеримое увеличение площади и арендной ставки;
• уменьшение арендной ставки;
• уменьшение арендной ставки из-за уменьшения площади;
• индексация;
• изменение валюты;
• изменение графика платежей: аванс, обеспечительный платеж, скидка, изменение периодичности оплаты.
В одном блоке модификации может быть отражено более одного изменившегося параметра для пересмотра графика.
13. В инструмент заложена расчетная логика для отражения всех основных модификаций договоров аренды, которые влекут за собой пересчет активов и обязательств:
• досрочное прекращение договора аренды;
• увеличение срока аренды;
• уменьшение срока аренды;
• увеличение арендной ставки;
• соизмеримое увеличение площади и арендной ставки;
• уменьшение арендной ставки;
• уменьшение арендной ставки из-за уменьшения площади;
• индексация;
• изменение валюты;
• изменение графика платежей: аванс, обеспечительный платеж, скидка, изменение периодичности оплаты.
14. Сводный блок на листе с пересчетом агрегирует информацию по первоначальному признанию договора, а также по всем отраженным по нему модификациям.
15. В графиках пересчета суммы за каждый месяц переводятся в функциональную валюту по курсам центрального банка страны, которые автоматически определяются надстройкой FIN.by Tools. В сводном блоке на листе с пересчетом содержится функционал для отражения фиксации курса валюты или даты курса для платежей, а также для фиксации суммы платежа в функциональной валюте за период.
16. Переменные арендные платежи, которые зависят от индекса (например, в БАВ и БВ) или ставки, автоматически рассчитываются на основании справочников с действующими на определенную дату индексами / ставками. В частности, для договоров в БАВ и БВ на листах с пересчетом срабатывает проверка, сигнализирующая о необходимости проведения индексации для договоров в соответствующей валюте.
17. В блоке модификации встроена проверка, которая определяет, нужно ли учитывать модификацию в качестве отдельного договора аренды. Допущения о соизмеримом увеличении арендной ставки и площади объекта задаются в справочнике. При этом если пользователь решает учитывать модификацию в качестве отдельного договора аренды, на уровне реестра автоматически отслеживается учет новых дополнительных соглашений по обеим частям договора.
18. На уровне реестра договоры автоматически классифицируются на аренду от связанных сторон и компаний Группы на основании справочников для целей формирования раскрытия с информацией об аренде от связанных сторон, а также для последующей элиминации внутригрупповой аренды в консолидированной отчетности.
19. Сводный файл агрегирует результаты из файлов с пересчетом. При помощи Power Query формируется сводный Реестр для удобства анализа всех договоров.
20. Каждый файл с пересчетом содержит лист Check, где расположены проверки со всех листов в книге Excel. Лист Check в сводном файле агрегирует данные проверок из всех файлов с пересчетом. При работе с инструментом пользователь может быстро найти места возникновения ошибок или информативных проверок, сигнализирующих об особенностях расчета.
21. В сводном файле формируются раскрытия по аренде в функциональной валюте и валюте представления для дальнейшего переноса в комплект отчетности в Word.
22. Перенос данных в Модель трансформации (Трансформационную таблицу) осуществляется автоматически посредством технического переходника - листа «AJE»: пользователю достаточно при открытии модели трансформации обновить связи на внешние файлы, используя обычный функционал Excel.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму. Акцент смещен на анализ информации, корректировку показателей в справочниках и внесение данных по новым договорам и модификациям.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия. При необходимости сбор и внесение исходных данных в инструмент из других источников или используемых ранее моделей.