Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструмент автоматизации корректировки «Основные средства» в Excel, который уже внедрен у нескольких наших клиентов и неоднократно проходил аудит Big 4.
Каким требованиям должна удовлетворять корректировка?
ТРЕБОВАНИЯ БИЗНЕСА:
1. Готовить полный пакет комбинированной отчетности ежеквартально или ежемесячно.
2. Сократить трудозатраты на подготовку отчетности.
3. Снизить зависимость от исполнителей при подготовке отчетности.
Требования стандартов МСФО:
1.Глубокая детализация остатков и оборотов по основным средствам для формирования раскрытия в разрезе:
- групп основных средств;
- движений основных средств.
2.Списание капитализированных в локальном учете процентов, курсовых разниц и прочих не капитализируемых в МСФО затрат согласно IAS 16 «Основные средства».
3.Списание ежегодной индексной переоценки, проводимой в локальном учете, и не соответствующей принципам признания согласно IAS 16 «Основные средства».
4.Корректировка начисления амортизации с учетом:
- корректировки по списанию некапитализируемых затрат и индексной переоценки согласно IAS 16 «Основные средства»;
- гиперинфляционных разниц;
- СПИ, установленных в учетной политике МСФО;
- возможности пересмотра остаточного СПИ.
5.Обесценение активов до стоимости возмещения по IAS 36 «Обесценение активов».
6.Корректировка поступлений и выбытий основных средств в связи с обратной арендой без передачи права собственности (IAS 16 «Основные средства»).
7.Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
Решены следующие проблемы ручного расчета
НЕОБХОДИМО БЫЛО ДЕЛАТЬ НЕСКОЛЬКО РАСЧЕТОВ ИЗ-ЗА БОЛЬШОГО КОЛИЧЕСТВА ДАННЫХ
Большое количество основных средств приводило к тому, что расчетные файлы долго пересчитывались и зависали, поэтому неудобно было работать с учетом множества ручных действий. Приходилось разбивать расчеты на несколько файлов, затем собирать воедино, что увеличивало риск возникновения ошибок. По этой же причине выполнялся отдельно расчет корректировки (без разбивки на группы ОС и движения), отдельно сбор раскрытия (в разбивке на группы ОС и движения).
ВОЗНИКАЛИ СЛОЖНОСТИ С СОПОСТАВЛЕНИЕМ ОС И НКС В СВЯЗИ С ВНУТРЕННИМИ ОБОРОТАМИ
В связи с внутренними оборотами с изменением наименования и инвентарных номеров (кодов) терялась связь между первоначальным объектом НКС и введенным в эксплуатацию ОС. Приходилось вручную корректировать стоимость объектов ОС в соответствии с тем, как корректировалась стоимость НКС.
НАБОР ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ НЕ СООТВЕТСТВОВАЛ ДЕЙСТВИТЕЛЬНОМУ НА ОТЧЕТНУЮ ДАТУ
В связи с изменением инвентарных номеров и наименований в реестре могли зависать объекты, которые на самом деле уже давно выбыли, что искажало результат финансовой отчетности.
СЛОЖНО БЫЛО АНАЛИЗИРОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТ
Сложно было анализировать экономический результат корректировки, потому что:
- данные не были структурированы: отсутствовал единый механизм управления классификациями;
- часть расчетов могла быть сохранена значениями, что затрудняло прослеживание логики расчетов;
- не всегда подписывались введенные вручную данные, терялся их экономический смысл.
КОРРЕКТИРОВКА РАССЧИТЫВАЛАСЬ ДОЛГО
Данная корректировка рассчитывалась долго, так как требовала много ручных действий, таких как преобразование исходных данных, классификация оборотов, расчет остаточного СПИ по модернизациям, перенос остатков прошлого периода и прочее. Это принципиально не соответствовало требованиям бизнеса готовить отчетность часто и в сжатые сроки.
Все эти проблемы приводили к тому, что исполнители не способны были быстро реагировать на постоянные изменения в локальном учете, МСФО-отчетность готовилась дольше, чем желали пользователи, и оставалось ощущение наличия неточностей, существовала высокая зависимость от составителя отчетности.
Какую ценность получили компании от внедрения инструмента?
Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), корректировка реклассификации статей P&L дополнительно приносит следующие ценности:
Ключевые возможности ПО
1. Весь требуемый функционал реализован в одном Excel-инструменте, в котором используется несколько выгрузок с детализацией до проводки (в данном случае - 12 выгрузок из 1С разных форматов).
2. Пользователю достаточно сделать выгрузки из учетной системы и указать инструменту путь к ним. С помощью Power Query выгрузки затягиваются инструментом автоматически, кликом по специальной кнопке «Обновить».
3. Детализация выгрузок до проводок позволяет выполнить более точную классификацию операций на движения, определение, какие операции должны быть списаны на расходы, и соответствующий счет расходов, связанные стороны. Какие субконто использовать для классификаций, пользователь самостоятельно указывает в справочнике в зависимости от корреспонденций.
Классификация производится на следующие виды движения:
| Тип движения | Описание |
|---|---|
| Поступления CAPEX | Затраты на приобретение или строительство ОС: полностью капитализируются. |
| Поступления OPEX | Затраты на приобретение или строительство ОС: полностью списываются на расходы. |
| Поступления CAPEX/OPEX | Затраты на приобретение или строительство ОС: могут быть частично списаны на расходы. Для отнесения на CAPEX или OPEX дополнительно анализируется субконто. |
| Внутренний оборот | Внутренний оборот в рамках счетов НКС. |
| Ввод в эксплуатацию ОС | Первый переход объекта в состав ОС (со счетов НКС на 01). |
| Ввод в эксплуатацию модернизации | Переход модернизации объекта в состав ОС (со счетов НКС на 01; основной объект уже оприходован ранее). |
| Выбытия | Выбытие первоначальной стоимости объекта. |
| Амортизация | Начисление амортизации. |
| Выбытие амортизации | Выбытие накопленной амортизации объекта. |
| Тип движения | Описание |
|---|---|
| Поступления CAPEX | Затраты на приобретение или строительство ОС: полностью капитализируются. |
| Поступления OPEX | Затраты на приобретение или строительство ОС: полностью списываются на расходы. |
| Поступления CAPEX/OPEX | Затраты на приобретение или строительство ОС: могут быть частично списаны на расходы. Для отнесения на CAPEX или OPEX дополнительно анализируется субконто. |
| Внутренний оборот | Внутренний оборот в рамках счетов НКС. |
| Ввод в эксплуатацию ОС | Первый переход объекта в состав ОС (со счетов НКС на 01). |
| Ввод в эксплуатацию модернизации | Переход модернизации объекта в состав ОС (со счетов НКС на 01; основной объект уже оприходован ранее). |
| Выбытия | Выбытие первоначальной стоимости объекта. |
| Амортизация | Начисление амортизации. |
| Выбытие амортизации | Выбытие накопленной амортизации объекта. |
4. НКС могут перемещаться внутри счета в связи с перемещением со склада на склад или изменением статуса разработки, меняя при этом код (если есть) и наименование. При вводе в эксплуатацию также изменяется наименование и появляется инвентарный номер. Т.к. стоимость МСФО отличается от стоимости в национальном учете, необходимо понимать, какую стоимость записать на финальный объект ОС. Для этого предусмотрен автоматический механизм сопоставления наименований и расчет стоимости МСФО на каждом этапе перемещения.
| Дт | Дт Код^Наим-е | Кт | Кт Код^Наим-е | Сумма Local | Сумма IFRS |
|---|---|---|---|---|---|
| 08.1.2 | 0003^ОС | 07 | 0001^ОС | 120 | 100 |
| 08.1.2 | 0003^ОС | 07 | 0002^ОС | 80 | 80 |
| 01 | 0004^ОС | 08.1.2 | 0003^ОС | 200 | 180 |
| Дт | Дт Код^Наим-е | Кт | Кт Код^Наим-е | Сумма Local | Сумма IFRS |
|---|---|---|---|---|---|
| 08.1.2 | 0003^ОС | 07 | 0001^ОС | 120 | 100 |
| 08.1.2 | 0003^ОС | 07 | 0002^ОС | 80 | 80 |
| 01 | 0004^ОС | 08.1.2 | 0003^ОС | 200 | 180 |
5. Все классификации прошлых периодов хранятся в справочниках Excel-инструмента, что позволяет сохранять преемственность классификаций из периода в период. Система сама визуально подсказывает пользователю о возникновении новых корреспонденций и аналитик, а также о необходимости обновить соответствующие справочники. Справочники дополняются автоматически нажатием специальной кнопки, поэтому работа пользователя с классификациями заключается только в «донаучении» новых аналитик в справочнике, если они появляются.
6. На основании субконто контрагента (если оно есть в проводке) и справочника связанных сторон из Мастер-справочника автоматически определяются операции с компаниями Группы и прочими связанными сторонами.
7. Основная бизнес-логика инструмента реализована через жестко заданные формулы Excel и недоступна к редактированию пользователем. Предусмотрены специальные поля ручного ввода, в которых пользователь может скорректировать классификации отдельных проводок. Система сигнализирует о наличии правок в местах ручного ввода. Так достигается защита от непреднамеренных изменений, прозрачность расчетов и облегчается аудируемость файлов.
8. Формируются реестры ОС и НКС в детализации Инвентарный номер (Код) + Наименование объекта. Реестры формируются в 3-х частях:
- Общий информационный блок, где происходит классификация ОС на группы, определение счетов амортизации, СПИ, даты ввода в эксплуатацию и прочее;
- Блок Local – отражает все движения, проведенные в национальном учете;
- Блок IFRS – отражает движения и пересчеты по IFRS (МСФО).
9. Классификация объектов на группы ОС производится на основе справочника, где группы ОС из 1С классифицируются на группы ОС IFRS.
10. В Реестре МСФО предусмотрены следующие кейсы пересчета амортизации:
| № | Описание кейса | Приход | Модернизация | Выбытие <=100% | Пересмотр СПИ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приход прошлых лет / текущего года | 0/1 | |||
| 2 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация | 0/1 | 2 | ||
| 3 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до модернизации + Модернизация | 0/1 | 3 | 2 | |
| 4 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Пересмотр СПИ после или одновременно с модернизацией | 0/1 | 2 | 3/2 | |
| 5 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие полное/частичное | 0/1 | 2 | ||
| 6 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до выбытия + Выбытие полное/частичное | 0/1 | 3 | 2 | |
| 7 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием | 0/1 | 2 | 3/2 | |
| 8 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ | 0/1 | 2 | ||
| 9 | Приход текущего года и пересмотр СПИ одновременно | 1 | 1 | ||
| 10 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Выбытие после модернизации полное/частичное | 0/1 | 2 | 3 | |
| 11 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие до модернизации полное/частичное + Модернизация | 0/1 | 3 | 2 | |
| 12 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до модернизации + Модернизация + Выбытие после модернизации полное/частичное | 0/1 | 3 | 4 | 2 |
| 13 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до выбытия + Выбытие до модернизации полное/частичное + Модернизация | 0/1 | 4 | 3 | 2 |
| 14 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Пересмотр СПИ после или одновременно с модернизацией и до выбытия + Выбытие полное/частичное | 0/1 | 2 | 4 | 3/2 |
| 15 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после модернизации и после или одновременно с выбытием | 0/1 | 2 | 3 | 4/3 |
| 16 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием до модернизации + Модернизация | 0/1 | 4 | 2 | 3/2 |
| 17 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие полное/частичное + Модернизация + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием и модернизацией | 0/1 | 3 | 2 | 4/2 |
| 18 | Приход текущего года и модернизация одновременно | 1 | 1 | ||
| 19 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Пересмотр СПИ после или одновременно с приходом и модернизацией | 1 | 1 | 2/1 | |
| 20 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Выбытие полное/частичное | 1 | 1 | 2 | |
| 21 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Пересмотр СПИ до выбытия + Выбытие полное/частичное | 1 | 1 | 3 | 2/1 |
| 22 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием | 1 | 1 | 2 | 3/2 |
| 23 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация и выбытие полное/частичное одновременно | 0/1 | 2 | 2 | |
| 24 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до модернизации и выбытия + Модернизация и выбытие полное/частичное одновременно | 0/1 | 3 | 3 | 2 |
| 25 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация и выбытие частичное одновременно + Пересмотр СПИ после или одновременно с модернизацией и выбытием | 0/1 | 2 | 2 | 3/2 |
| 26 | Приход текущего года и выбытие полное/частичное одновременно | 1 | 1 | ||
| 27 | Приход текущего года и выбытие частичное одновременно + Пересмотр СПИ после или одновременно с приходом и выбытием | 1 | 1 | 2 |
| № | Описание кейса | Приход | Модер- низация |
Выбытие <=100% | Пересмотр СПИ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Приход прошлых лет / текущего года | 0/1 | |||
| 2 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация | 0/1 | 2 | ||
| 3 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до модернизации + Модернизация | 0/1 | 3 | 2 | |
| 4 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Пересмотр СПИ после или одновременно с модернизацией | 0/1 | 2 | 3/2 | |
| 5 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие полное/частичное | 0/1 | 2 | ||
| 6 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до выбытия + Выбытие полное/частичное | 0/1 | 3 | 2 | |
| 7 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием | 0/1 | 2 | 3/2 | |
| 8 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ | 0/1 | 2 | ||
| 9 | Приход текущего года и пересмотр СПИ одновременно | 1 | 1 | ||
| 10 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Выбытие после модернизации полное/частичное | 0/1 | 2 | 3 | |
| 11 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие до модернизации полное/частичное + Модернизация | 0/1 | 3 | 2 | |
| 12 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до модернизации + Модернизация + Выбытие после модернизации полное/частичное | 0/1 | 3 | 4 | 2 |
| 13 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до выбытия + Выбытие до модернизации полное/частичное + Модернизация | 0/1 | 4 | 3 | 2 |
| 14 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Пересмотр СПИ после или одновременно с модернизацией и до выбытия + Выбытие полное/частичное | 0/1 | 2 | 4 | 3/2 |
| 15 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после модернизации и после или одновременно с выбытием | 0/1 | 2 | 3 | 4/3 |
| 16 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием до модернизации + Модернизация | 0/1 | 4 | 2 | 3/2 |
| 17 | Приход прошлых лет / текущего года + Выбытие полное/частичное + Модернизация + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием и модернизацией | 0/1 | 3 | 2 | 4/2 |
| 18 | Приход текущего года и модернизация одновременно | 1 | 1 | ||
| 19 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Пересмотр СПИ после или одновременно с приходом и модернизацией | 1 | 1 | 2/1 | |
| 20 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Выбытие полное/частичное | 1 | 1 | 2 | |
| 21 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Пересмотр СПИ до выбытия + Выбытие полное/частичное | 1 | 1 | 3 | 2/1 |
| 22 | Приход текущего года и модернизация одновременно + Выбытие частичное + Пересмотр СПИ после или одновременно с выбытием | 1 | 1 | 2 | 3/2 |
| 23 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация и выбытие полное/частичное одновременно | 0/1 | 2 | 2 | |
| 24 | Приход прошлых лет / текущего года + Пересмотр СПИ до модернизации и выбытия + Модернизация и выбытие полное/частичное одновременно | 0/1 | 3 | 3 | 2 |
| 25 | Приход прошлых лет / текущего года + Модернизация и выбытие частичное одновременно + Пересмотр СПИ после или одновременно с модернизацией и выбытием | 0/1 | 2 | 2 | 3/2 |
| 26 | Приход текущего года и выбытие полное/частичное одновременно | 1 | 1 | ||
| 27 | Приход текущего года и выбытие частичное одновременно + Пересмотр СПИ после или одновременно с приходом и выбытием | 1 | 1 | 2 |
11. Пересчет амортизации основных объектов производится непосредственно в реестре. Пересчет амортизации по модернизациям производится на листе с оборотами счета 01 (ОС) и итоговая сумма амортизации по модернизациям переносится в реестр в строку к основному объекту. За счет этого достигается большая точность в расчете амортизации, а реестры ОС не раздуваются на количество строк многочисленных модернизаций.
12. СПИ для модернизации определяется автоматически на основании остаточного СПИ основного объекта на дату модернизации. Если остаточный СПИ основного объекта на дату модернизации меньше 12 месяцев (порог задается в справочнике), то инструмент сигнализирует о том, что, возможно, необходимо пересмотреть СПИ основного объекта. При выполнении пересмотра СПИ основного объекта, зеркально выполняется пересмотр СПИ и для модернизации этого объекта. Это избавляет от необходимости проставлять вручную СПИ для модернизации каждый раз при пересмотре.
13. Начальные остатки на начало года по объектам сохраняются при переходе года в реестры IN. Сохранение производится вручную путем копирования данных из инструмента на конец прошлого года, при этом нет необходимости следить за порядком и набором копируемых столбцов.
14. Компании используют такой вид финансирования, как продажа объектов лизинговым компаниям и аренда этих же объектов c последующим выкупом. Согласно IFRS 15 такая «продажа» не является продажей. Основные средства должны остаться на балансе и продолжать амортизироваться по-старому. В связи с этим в реестре МСФО сторнируется выбытия и поступления, связанные с этой операцией.
15. В результате расчета формируются следующие корректировки:
- списание капитализированных в локальном учете затрат, которые в МСФО не могут признаваться в качестве ОС при поступлении;
- списание индексной переоценки;
- корректировка начисления амортизации, выбытий и внутренних оборотов в связи с корректировками стоимости;
- пересмотр остаточного СПИ;
- выбытие ОС в МСФО независимо от выбытий в локальном учете;
- обесценение по IAS 36.
16. Изменение групп ОС по объекту по сравнению с прошлым годом отражается через вид движения Перемещения по первоначальной стоимости и накопленной амортизации. Расчет производится автоматически посредством отдельной таблицы.
17. Формируются таблицы Local и IFRS в форме раскрытия по группам и движениям ОС, которые могут использоваться для анализа итогового результата.
18. Если какая-то специфическая бизнес-логика не автоматизирована в инструменте и это одноразовый случай, всегда можно провести ручную проводку, указав счета по дебету, кредиту и сумму проводки на листе «Ручные проводки». Не придется тратить дополнительные бюджеты на доработку такой логики.
19. Перенос данных в Модель трансформации осуществляется автоматически посредством технического листа «AJE»: пользователю достаточно при открытии модели обновить связи на внешние файлы, используя обычный функционал Excel.
Теперь для достижения результата пользователю достаточно указать пути к сформированным выгрузкам, обновить исходные данные и справочники нажатием кнопки, «донаучить» справочники, проанализировать полученный результат и внести ручные правки при необходимости.
Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.
Что Вы получите?
Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.