Модель трансформации 

и  Мастер-справочник

Если возникает необходимость готовить отчетность чаще, чем раз в год, и ручной процесс перестает устраивать, требуется автоматизация. Представляем вам инструменты «Мастер-справочник» и «Модель трансформации», позволяющие: 

     ✓ непосредственно из трансформационной таблицы автоматически собирать как основные формы отчетности, так и раскрытия к ним; 

     ✓ иметь единый центр управления Планом счетов; 

      единообразно классифицировать операции в разных корректировках; 

      автоматически сводить все корректировки в единую трансформационную таблицу; 

      автоматически рассчитывать корректировку по отложенному налогу; 

     ✓ автоматически формировать ОДДС косвенным методом; 

      отслеживать статус готовности всех корректировок и других сопутствующих расчетов.   

Данные инструменты уже внедрены у нескольких наших клиентов и неоднократно проходили аудит Big 4. 

Каким требованиям должны удовлетворять инструменты?

ТРЕБОВАНИЯ СО СТОРОНЫ БИЗНЕСА:

1. Готовить полный пакет отчетности ежеквартально или ежемесячно.
2. Возможность подготовить основные формы отчетности и раскрытия к ним.
3. Прозрачность представления расчетов при составлении отчетности по МСФО.
4. Возможность управлять процессом подготовки отчетности.
5. Иметь минимальную зависимость от отдельно взятого исполнителя

ТРЕБОВАНИЯ СО СТОРОНЫ СТАНДАРТОВ МСФО:

1. Детализация статей и подстатей для подготовки отчетности, которая целостно отражает деятельность компании (IAS 1 «Представление финансовой отчетности»).
2. Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
3. Перевод отчетности в валюту представления в соответствии с IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов».
4. Признание отложенных налогов в соответствии с IAS 12 «Налог на прибыль».
5. Представить информацию для оценки потребности компании в денежных средствах и способности их генерировать (IAS 7 «Отчет о движении денежных средств»). 

Требования со стороны бизнеса:

1. Готовить полный пакет отчетности ежеквартально или ежемесячно.
2. Возможность подготовить основные формы отчетности и раскрытия к ним.
3. Прозрачность представления расчетов при составлении отчетности по МСФО.
4. Возможность управлять процессом подготовки отчетности.
5. Иметь минимальную зависимость от отдельно взятого исполнителя. 

Требования со стороны стандартов МСФО:

1. Детализация статей и подстатей для подготовки отчетности, которая целостно отражает деятельность компании (IAS 1 «Представление финансовой отчетности»).
2. Выделение операций с компаниями Группы и прочими связанными сторонами (IAS 24 «Раскрытие информации о связанных сторонах», IFRS 10 «Консолидированная финансовая отчетность»).
3. Перевод отчетности в валюту представления в соответствии с IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов».
4. Признание отложенных налогов в соответствии с IAS 12 «Налог на прибыль».
5. Представить информацию для оценки потребности компании в денежных средствах и способности их генерировать (IAS 7 «Отчет о движении денежных средств»). 

Решены следующие проблемы ручного расчета

ДОЛГИЙ РУЧНОЙ ПЕРЕНОС РАСЧЕТОВ В ТРАНСФОРМАЦИОННУЮ ТАБЛИЦУ

При формировании отчетности по МСФО приходилось вручную переносить в трансформационную таблицу все входящие корректировки и корректировки текущего периода из разных файлов. Это отнимало много времени и оставалась вероятность непреднамеренных ошибок в следствии операционного риска со стороны персонала.

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ РАСЧЕТОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ РАСКРЫТИЙ

Детализация в корректировках и трансформационных таблицах ранее не позволяла формировать сложные раскрытия (например, по основным средствам и нематериальным активам, по движению капитала и т.п.), приходилось делать дополнительные расчеты, используя те же исходные данные, но с более глубокой детализацией.

ТРУДОЕМКОСТЬ ПРИ СОСТАВЛЕНИИ И СВЕРКЕ РАСКРЫТИЙ С ОСНОВНЫМИ ФОРМАМИ ОТЧЕТНОСТИ

Из-за того, что некоторые раскрытия готовились на основе других исходных данных нежели основные формы отчетности, могли возникать расхождения в итогах. Их трудоемко было исправить за счет отсутствия детализации, необходимой для выявления причины расхождения.

СЛОЖНОСТЬ И ТРУДОЕМКОСТЬ АНАЛИЗА ПОСЛЕ СВЕДЕНИЯ ВСЕХ КОРРЕКТИРОВОК

Корректировки из отдельных расчетов переносились в трансформационную таблицу значениями или прямыми ссылками, при этом могло отсутствовать точное соответствие статей в отдельных расчетах и в трансформационной таблице. Это затрудняло прослеживание логики расчетов и выяснение источников возникновения сумм корректировок.

СЛОЖНОСТЬ В ПОНИМАНИИ РАСЧЕТОВ БЕЗ ПОМОЩИ ИСПОЛНИТЕЛЯ

Каждый сотрудник выполнял расчеты по-своему, при этом в процессе закрытия отчетности могла возникать необходимость дорабатывать эти расчеты на скорую руку, вносить ручные правки. Это могло приводить к тому, что расчеты становились не структурированными и в них было сложно разобраться.

СЛОЖНОСТЬ В ПЕРЕДАЧЕ РАСЧЕТОВ ОТ ОДНОГО ИСПОЛНИТЕЛЯ ДРУГОМУ

За счет того, что расчеты были не структурированными и отсутствовали инструкции к ним, было сложно и трудозатратно передать расчеты другому исполнителю.

Упомянутые проблемы приводили к тому, что отчетность готовилась долго, оставался риск непреднамеренных ошибок и высокая зависимость от составителя отчетности.

Какую ценность получили компании от внедрения инструментов?

Помимо ценностей, присущих всей системе автоматизации (подробнее на главной странице), Модель трансформации и Мастер-справочник дополнительно приносят следующие ценности:

Глубокая детализация корректировок по счетам, что позволяет формировать не только основные формы отчетности, но и раскрытия к ним непосредственно из Модели трансформации.

Существенное сокращение времени на трансформацию отчетности. Если не появляются новые счета и корректировки, то основная работа с Моделью трансформации сводится к анализу результатов расчетов.

Автоматический перенос результатов корректировок в трансформационную таблицу напрямую из отдельных инструментов и моментальное обновление результатов при изменении расчетов.

Автоматический расчет сумм входящих корректировок (ORA/REV/Reversals) при переходе в следующий отчетный период.

Удобный интерфейс для добавления новых счетов в План счетов в виде формы с доступными для заполнения полями.

Простой механизм добавления новых корректировок в Модель трансформации. Достаточно указать название, тип корректировки и файл с расчетом.

Удобный инструмент управления и контроля за каждым этапом подготовки отчетности по МСФО.

Прозрачность и структурированность расчетов, а также наличие пошаговых инструкций к ним позволяют без существенных затрат передать функциональную обязанность новому исполнителю.

Ключевые возможности ПО

1. Отчетность по МСФО формируется методом трансформации. Для этого собираются данные локального учета (Local), корректировки прошлых периодов (ORA) и корректировки текущего периода (RJE+AJE) в разрезе счетов. Детализация счетов позволяет собрать основные формы отчетности и практически все раскрытия к ним.

2. Все счета системы задаются в плане счетов в отдельном инструменте Мастер-справочник.
Мастер-справочник содержит следующий набор аналитик и их кодировку: 



Аналитики Общая
практика
Image
Технические
Монетарность
Страна учета
(страна нахождения компании для разграничения одних и тех же счетов с разными смыслами в компаниях Группы)
Аналитика ОСД*
(дополнительная аналитика к статьям ОСД для автоматического формирования поправок на неденежные движения в ОДДС*)
Код парной статьи для сворачивания
(отметки по статьям ОСД, которые необходимо свернуть в отчетности в одну статью: либо на доходы, либо на расходы в зависимости от результата)
Классификация на доходы/расходы
(разграничение доходов и расходов для удобства управления счетами)
Группа движений
(разграничение движений по долгосрочным активам, капиталу и пр. для удобства управления счетами)
Метка обнуляемого счета
(необходима для контроля счетов, по которым в МСФО должно быть 0)
Смысловые (обязательные)
Элемент отчетности (активы / обязательства / капитал)
Категория срочности (долгосрочные / краткосрочные)
Статья ОФП*
Статья ОСД*
Подстатья ОФП*
Подстатья ОСД*
Признак Intercompany
Виды движений
(например, в рамках группы движения «ОС и НМА»: начальный остаток, поступления, выбытия, начисление амортизации и пр.)
Опциональные
Сегменты/разбивка по ЦФО*
География продаж
Валюта (для раскрытия по валютному риску)
Группа связанных сторон
(акционеры / предприятия под общим контролем / ключевой управленческий персонал / компании Группы)
Аналитика амортизируемых активов
(первоначальная стоимость / накопленная амортизация)
Аналитика обесцениваемых активов
(необесцененная стоимость / резерв под обесценение)
Аналитика займов
(основной долг / проценты)
*ОФП – Отчет о финансовом положении
*ОСД – Отчет о совокупном доходе
*ОДДС – Отчет о движении денежных средств
*ЦФО – Центры финансовой ответственности




Аналитики Общая
практика
Image
Технические
Монетарность
Страна учета
(страна нахождения компании для разграничения одних и тех же счетов с разными смыслами в компаниях Группы)
Аналитика ОСД*
(дополнительная аналитика к статьям ОСД для автоматического формирования поправок на неденежные движения в ОДДС*)
Код парной статьи для сворачивания
(отметки по статьям ОСД, которые необходимо свернуть в отчетности в одну статью: либо на доходы, либо на расходы в зависимости от результата)
Классификация на доходы/расходы
(разграничение доходов и расходов для удобства управления счетами)
Группа движений
(разграничение движений по долгосрочным активам, капиталу и пр. для удобства управления счетами)
Метка обнуляемого счета
(необходима для контроля счетов, по которым в МСФО должно быть 0)
Смысловые (обязательные)
Элемент отчетности (активы / обязательства / капитал)
Категория срочности (долгосрочные / краткосрочные)
Статья ОФП*
Статья ОСД*
Подстатья ОФП*
Подстатья ОСД*
Признак Intercompany
Виды движений
(например, в рамках группы движения «ОС и НМА»: начальный остаток, поступления, выбытия, начисление амортизации и пр.)
Опциональные
Сегменты/разбивка по ЦФО*
География продаж
Валюта (для раскрытия по валютному риску)
Группа связанных сторон
(акционеры / предприятия под общим контролем / ключевой управленческий персонал / компании Группы)
Аналитика амортизируемых активов
(первоначальная стоимость / накопленная амортизация)
Аналитика обесцениваемых активов
(необесцененная стоимость / резерв под обесценение)
Аналитика займов
(основной долг / проценты)
*ОФП – Отчет о финансовом положении
*ОСД – Отчет о совокупном доходе
*ОДДС – Отчет о движении денежных средств
*ЦФО – Центры финансовой ответственности


Новый счет добавляется с помощью кнопки «Добавить счет в План счетов» надстройки FIN.by Tools. Это можно сделать на основе уже существующего счета или с нуля

Мастер-справочник является основой для трансформационной таблицы и расчета всех корректировок.

3. Для получения локальных данных в Модель трансформации загружается оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) из учетной системы компании (1С, SAP и т.д.) с детализацией до счета самого нижнего уровня. Пользователю достаточно сделать выгрузки из системы и указать путь к ним в инструменте. С помощью Power Query* выгрузки затягиваются автоматически кликом по специальной кнопке «Обновить». 

* функционал Microsoft Excel для загрузки и преобразования данных

Система сама визуально подсказывает пользователю о возникновении новых счетов из ОСВ, а также о необходимости «донаучить» соответствующие справочники.

4. Справочник счетов Local дополняется новыми счетами автоматически при загрузке ОСВ. Справочник предназначен для разворачивания локальных остатков по активно-пассивным счетам на соответствующие статьи отчетности. Классификации проставляются только для новых счетов. Ранее проставленные классификации сохраняются при обновлении.

5. Трансформационная таблица текущего года объединяет в себе следующие данные в разрезе Плана счетов:

  • локальные остатки по счетам из ОСВ (STAT);
  • все корректировки прошлых лет (ORA);
  • все корректировки текущего года (RJE/AJE).

Корректировки текущего года импортируются из отдельных расчетных инструментов автоматически. Для обновления данных по корректировкам достаточно обновить связи на внешние файлы при открытии Модели трансформации.  

6. При переходе в новый отчетный год корректировки прошлых лет переносятся из модели трансформации прошлого года на лист Transformation PY с помощью кнопки «Перенести ORA» надстройки FIN.by Tools. Transformation PY - это копия Transformation CY прошлого года. На основании этого листа формируются входящие корректировки (ORA).

7. В инструменте отдельной корректировкой автоматически сворачиваются в одну статью доходы и расходы, которые в отчетности необходимо представить свернуто (например, доходы и расходы по курсовым разницам представляются либо как доходы, либо как расходы в зависимости от знака итоговой суммы). Счета, которые необходимо сворачивать, задаются в Плане счетов с помощью «Кода парной статьи для сворачивания».

8. Трансформационная таблица формируется в валюте локального учета. Затем итоговые суммы МСФО автоматически переводятся в валюту представления.

Методология пересчета максимально близка к требованиям IAS 21 «Влияние изменений валютных курсов»:

  • начальные остатки переводятся по курсу на начало года;
  • движения активов и обязательств переводятся по среднему курсу за отчетный период (year-to-date);
  • доходы и расходы переводятся:
    • по курсу на дату проводки – локальные движения;
    • по среднему курсу за отчетный период (year-to-date) – доходы и расходы, которые возникли в результате МСФО корректировок;
  • конечные остатки по активам и обязательствам переводятся по курсу на отчетную дату;
  • уставный капитал пересчитывается по историческому курсу на дату возникновения.

Разницы, возникающие за счет перевода в валюту представления, относятся на отдельный вид движения «Эффект пересчета в валюту представления» в рамках каждого счета, в котором есть движения. Общий эффект от пересчета в валюту представления относится на отдельный счет капитала «Резерв по пересчету в валюту представления».

Курсы для перевода в валюту представления определяются для каждого отчетного периода автоматически с помощью надстройки FIN.by Tools (>> узнать подробнее). 

9. Для добавления новых корректировок в надстройке FIN.by Tools предусмотрена кнопка «Добавить корректировку». Достаточно указать наименование корректировки, её тип и файл с расчетом. Корректировка будет автоматически добавлена во все необходимые места, соблюдая одинаковый порядок корректировок на всех листах.


9. Для добавления новых корректировок в надстройке FIN.by Tools предусмотрена кнопка «Добавить корректировку». Достаточно указать наименование корректировки, её тип и файл с расчетом. Корректировка будет автоматически добавлена во все необходимые места, соблюдая одинаковый порядок корректировок на всех листах.

10. Для удобства анализа результатов подготовки отчетности по МСФО в Модели трансформации собираются 4 основные формы отчетности с сопоставимыми периодами:

  • Отчет о финансовом положении (BS);
  • Отчет о совокупном доходе (PL);
  • Отчет об изменении капитала (Equity);
  • Отчет о движении денежных средств (CF).

Отчеты формируются в функциональной валюте и в валюте представления. 

В инструменте автоматически формируется отчет о движении денежных средств косвенным методом. Расчет выполнен на основе трансформационной таблицы, классификаций из Мастер-справочника и поправок на неденежные движения. Поправки на неденежные движения рассчитываются автоматически за счет глубокой детализации Плана счетов. Также предусмотрена возможность вносить поправки на неденежные движения вручную.

11. В инструменте рассчитывается корректировка начисления отложенного налога, а также раскрытия:

  • по отложенным налоговым активам/обязательствам в разрезе статей баланса, за счет которых возник отложенный налог;
  • по взаимосвязи между расходом (доходом) по налогу на прибыль и бухгалтерской прибылью (сверка теоретического налога на прибыль с фактическим). 

12. Инструмент позволяет управлять процессом подготовки отчетности и контролировать выполнение расчетов. Это полезно, если отчетность готовится несколькими сотрудниками. В данном инструменте можно узнать:

  • Статус выполнения корректировок.
  • Порядок выполнения корректировок.

Узнайте больше о Модели трансформации и Мастер-справочнике

Ручные действия пользователя сведены к минимуму.
Акцент смещен на анализ информации и «донаучение» справочников.

Что Вы получите?

Процесс внедрения представляет собой согласование с клиентом методологии, разработку технического задания, автоматизацию, разработку инструкции, внутреннее тестирование, демонстрацию инструмента клиенту, поддержку первого закрытия.

Комплекс услуг по внедрению программного обеспечения

Автоматизированные Excel-инструменты: Мастер-справочник и Модель трансформации

Инструкция пользователя в формате PDF

Видеоинструкция работы в инструменте

Демонстрация-обучение работе в инструменте

Надстройка Excel FIN.by Tools (>> узнать подробнее)

CRM-форма появится здесь